Information der Leitungsebene
Information der Leitungsebene und des Aufsichtsorgans → Übermitteln Sie dem zuständigen Mitglied der Leitungsebene periodisch, mindestens einmal jährlich, einen Bericht über seine/ihre Tätigkeit, insbesondere über die Risikosituation des Unternehmens und die erfolgten und beabsichtigten Maßnahmen zur Umsetzung der geldwäscherechtlichen Pflichten
Vollautomatisierte Information der Leitungsebene und des Aufsichtsorgans
Berichtspflicht nach § 7 GwG: Rulemind unterstützt GWB & Compliance bei strukturierter Information der Leitung und des Aufsichtsgremiums – revisionssicher & digital.
Information der Leitungsebene gemäß § 7 GwG – Modular, revisionssicher, BaFin-konform
Modularer Workflow zur risikobasierten Berichterstattung durch den Geldwäschebeauftragten (GWB)
Die Leitungsebene und das Aufsichtsorgan müssen über Mängel, Risiken und Maßnahmen der Geldwäscheprävention jederzeit aktuell, nachvollziehbar und gesetzeskonform informiert werden.
Mit dem modularen Workflow von Rulemind strukturieren Sie Ihre Berichtspflichten nach § 7 GwG und § 5 GwG – vollständig, fristgerecht und ISAE 3000-ready.
Vorteile des Rulemind Workflows:
- Gesetzeskonforme Umsetzung aller Informations- und Eskalationspflichten
- Standardisierte Formate für Vermerke, Abweichungen, Tätigkeitsberichte und Ad-hoc-Information
- Revisionssicheres Reporting an Geschäftsleitung und Aufsichtsgremium
- Anbindung an Compliance-Tools und DMS
- Ideal für GWB, Compliance Officer, Interne Revision, Geschäftsleitung
Die 7 Module der Rulemind Leitungs- und Gremieninformation
Modul 1: Erkennung und Analyse von Defiziten
Ziel: Frühzeitige Identifikation von Mängeln in Verfahren, Grundsätzen oder Kontrollen
- Quellen: Kontrollberichte, Monitoring, Verdachtsfallauswertung
- Verfahren: Abgleich mit Pflichtenmatrix, Risikobewertung
- Ergebnis: „GWB-Maßnahmenprotokoll“ mit Handlungsbedarf und Einstufung
Modul 2: Information des zuständigen Leitungsmitglieds
Ziel: Dokumentierte Information über festgestellte Mängel
- Format: Informationsvermerk mit Beschreibung, Risikoabschätzung und Frist
- Ergebnis: Empfangsbestätigung + Vermerk im Compliance-Tool
Modul 3: Dokumentation von Abweichungen
Ziel: Transparente Erfassung, wenn Leitung Empfehlungen nicht folgt
- Verfahren: „Empfehlung vs. Abweichung“, inkl. Begründung und Datum
- Ergebnis: Abweichungsvermerk, hervorgehoben im GWB-Bericht
Modul 4: Tätigkeitsbericht des Geldwäschebeauftragten
Ziel: Jährlicher Bericht gem. § 7 Abs. 5 GwG und BaFin-AuA Kap. 3.2.5
- Gliederung: AML-Risikolage, Maßnahmen, Mängel, Empfehlungen, Abweichungen
- Ergebnis: Versionierter Tätigkeitsbericht mit Freigabevermerk
Modul 5: Ad-hoc-Berichte bei besonderem Anlass
Ziel: Sofortige Information der Leitung bei schwerwiegenden Vorfällen
- Anlässe: Verdachtsmeldungen, FATF-Typologien, Kontrolllücken
- Ergebnis: Ad-hoc-Bericht mit Zeitstempel, Eskalationsvermerk und Eingangsnachweis
Modul 6: Weiterleitung an das Aufsichtsorgan
Ziel: Umsetzung der Berichtspflicht an das Kontrollgremium
- Weiterleitung über Geschäftsleitung
- Überwachung durch GWB inkl. Versandprotokoll und Empfangsnachweis
Modul 7: Archivierung & Revisionsfähigkeit
Ziel: Vollständige Nachweisführung für interne und externe Prüfungen
- Ablage aller Vermerke, Rückmeldungen und Berichte
- Digitale Indexierung nach Zeitraum
- Ergebnis: ISAE 3000-konformer Dokumentationsordner / DMS-Archiv
Einsatzoptionen
| Variante | Beschreibung |
|---|---|
| Manuell | Erstellung, Vermerk-Management und Archivierung durch GWB / Compliance |
| Teilautomatisiert | Frist- und Eskalationssteuerung mit digitalen Tools und Workflow-Vorlagen |
| Vollintegriert | Compliance-Plattform mit automatischer Berichterstellung und Gremienweiterleitung |
Zielgruppen
- Geldwäschebeauftragte (GwBs)
- Gruppengeldwäschebeauftragte
Gesetzliche Grundlagen und Standards
- § 7 Abs. 5 GwG – Berichtspflicht, Weisungsfreiheit, Zugang zu Daten
- § 5 Abs. 2 Satz 4 GwG – Risikoanalyse als Berichtsträger
- BaFin-AuA Juli 2025, Kapitel 3.2.5 – Eskalations- und Informationspflicht
- Anlage 5 zu § 27 PrüfbV – Prüffelder: AML-Organisation, Reporting
- ISAE 3000 (Revised) – Prüfungsstandard für Kontrollsysteme & Risikoberichte