Ansprechpartner

Ansprechpartner → Stehen Sie als Ansprechpartner für die BaFin, die Strafverfolgungsbehörden und für die FIU bereit.

Vollautomatisierte Auskunftsbereitschaft

Ansprechpartnerfunktion des GWB: Rulemind bietet sichere, dokumentierte Behördenkommunikation mit FIU, BaFin & Ermittlungsbehörden.

Ansprechpartnerfunktion des GWB – Gesetzeskonform, sicher, BaFin-prüfbar

Modularer Workflow zur behördensicheren Kommunikation gemäß GwG, BaFin-AuA und § 47
Der Geldwäschebeauftragte (GWB) ist zentrale Ansprechperson für BaFin, FIU, Strafverfolgungs- und Gefahrenabwehrbehörden – mit weitreichenden Pflichten zur Auskunft, Vertraulichkeit und Nachweisführung.
Mit Rulemind setzen Sie die Ansprechpartnerfunktion strukturiert, datenschutzkonform und revisionssicher um – von der technischen Kommunikationssicherung bis zur vertretungsfähigen Auskunftserteilung.

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Vorteile des Rulemind Workflows:

Vollständige Umsetzung der GwG-Vorgaben zu Behördenkommunikation
Technisch und organisatorisch sichere Melde- und Auskunftskanäle
Dokumentation aller Anfragen und Fristen – revisionsfest und datenschutzkonform
Schulung & Vertretungspflicht systematisch eingebunden
Nahtlose Integration in AML- und Compliance-Systeme (DMS, ICS, goAML)

Die 7 Module der Rulemind Ansprechpartnerfunktion

Modul 1: Funktionale & organisatorische Verankerung

Ziel: Offizielle Bestellung des GWB als behördlicher Ansprechpartner

Dokumente: Bestellung, Vertretungsregelung, aktualisiertes Organigramm
Rechtsgrundlage: § 7 Abs. 5 GwG, BaFin-AuA 3.2.5

Modul 2: Sichere Kommunikationskanäle

Ziel: Geschützte, jederzeit verfügbare Kommunikation mit FIU, BaFin & Behörden

Methoden: S/MIME-/PGP-Verschlüsselung, Behördenpostfach, Zugriffsschutz
Ergebnis: Kommunikationsmatrix + IT-Freigabe

Modul 3: Bearbeitung von Behördenanfragen

Ziel: Standardisiertes Verfahren zur Auskunft gem. § 6 und § 30 GwG

Inhalt: Anfrageprüfung, Datenrecherche, fristgerechte Antwort (3–10 Werktage)
Ergebnis: Formular, Fristenmonitor, Nachweisdokumentation

Modul 4: Vertraulichkeit & Tipping-Off-Schutz

Ziel: Schutz vor unzulässiger Informationsweitergabe (§ 47 GwG)

Maßnahmen: Schulung, Zugriffsbeschränkung, keine Ablage in Kundenakte
Ergebnis: Vertraulichkeitserklärungen, Schulungsnachweis, IT-Sperren

Modul 5: Dokumentation & Nachweisführung

Ziel: Revisionssichere Ablage aller behördlichen Kontakte

Aufbewahrung: mind. 5 Jahre gemäß § 8 GwG analog
Ergebnis: Kommunikationsjournal, auskunftsfähige Reports, Archivkennzeichnung

Modul 6: Schulung, Rollenklarheit & Vertretung

Ziel: Sicherstellung von Vertretungsfähigkeit und Fachkompetenz

Inhalte: Schulungsszenarien, Übergabeverfahren, Rollenzuweisung
Ergebnis: Zertifikate, Vertretungsplan, Compliance-Eintrag

Modul 7: Qualitätssicherung & Aktualisierung

Ziel: Laufende Prüfung, Anpassung & Reporting

Methoden: Revision, Delta-Check, Änderungsprotokoll, GWB-Bericht
Ergebnis: Aktualisierte Arbeitsanweisung + Revisionsbericht „Behördenanfragen“

Für wen ist der Workflow geeignet?

Geldwäschebeauftragte (GwBs)
Gruppengeldwäschebeauftragte

Gesetzliche Grundlagen und Standards

Vorschrift / Auslegung	Inhalt
§ 6 Abs. 6 GwG	Auskunftspflicht gegenüber FIU/Behörden über Geschäftsbeziehungen
§ 7 Abs. 5 GwG	Benennung und Weisungsfreiheit des GWB als Ansprechpartner
§ 30 Abs. 3 GwG	Anfragen auch ohne vorherige Meldung
§ 47 Abs. 1 Nr. 3 GwG	Verbot der Informationsweitergabe („Tipping-Off“)
BaFin-AuA 07/2025 – Kap. 3.2.5 & 3.9	Aufgaben, Kommunikationsbereitschaft, organisatorische Verankerung
§ 8 GwG analog	Dokumentation, Nachweispflichten
§ 25h KWG	Vermeidung sonstiger strafbarer Handlungen