RULEMIND

Grundsätze und Verfahren

Interne Grundsätze und Verfahren → Entwickeln und Aktualisieren Sie interne Grundsätze und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, insbesondere von Arbeits- und Organisationsanweisungen und angemessenen geschäfts- und kundenbezogenen Sicherungssystemen.

Vollautomatisierte Grundsätze und Verfahren gemäß § 6 GwG

Modularer Workflow zur Erstellung und Pflege interner Arbeitsanweisungen nach § 6 GwG & § 25h KWG. KI-gestützt, BaFin-konform, revisionssicher.

Entwicklung und Aktualisierung interner Grundsätze und Verfahren gemäß § 6 GwG

Zielsetzung: Strukturierter, KI-gestützter Workflow zur Erstellung, Aktualisierung und Dokumentation interner Grundsätze und Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gemäß § 6 Abs. 1 GwG, § 25h Abs. 1 KWG sowie den BaFin-Auslegungs- und Anwendungshinweisen (07/2025).
Der Workflow ist konzipiert für Geldwäschebeauftragte, Compliance Officer, Interne Revision und Risikomanagement und unterstützt sowohl manuelle (redaktionell) als auch automatisierte (datengetriebene) Umsetzung.

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Vorteile des Rulemind Workflows:

  • 100 % GwG-konform und BaFin-prüfbar
  • Vollständig strukturierte Formatvorlagen
  • Anbindung an DMS, Export in Word/PDF
  • Revisions- und auditfähig
  • Integration in ICS, AML-Systeme & Schulungslösungen

Modul 1: Analyse gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen

Ziel: Strukturierte Identifikation aller normativen Pflichten aus GwG, KWG, BaFin-AuA und PrüfbV.

Input:

  • § 6 GwG (Absätze 1–8), § 25h KWG
  • BaFin-AuA (Stand: 07/2025)
  • Anlage 5 zu § 27 PrüfbV
  • EBA/GL/2021/02, FATF-Empfehlungen

Verfahren:

  • KI-gestützte Extraktion von Pflichtinhalten
  • Mapping nach Themengebiet, Normenbezug und Rollen
  • Klassifikation nach „Verfahren“, „Kontrollen“ und „Dokumentationspflichten“

Ausgabe: Norm-Matrix mit thematisch gruppierten Umsetzungspflichten

Modul 2: Struktur- und Themenableitung

Ziel: Ableitung konkreter Arbeitsanweisungsthemen, Dokumenttypen und Zuständigkeiten

Input:

  • Norm-Matrix aus Modul 1
  • Organisationsstruktur (Organigramm, Prozessverantwortung)
  • Vorhandene Richtlinien und Anweisungen

Verfahren:

  • Zuordnung Norm → Anweisung → Dokumenttyp
  • Definition des Geltungsbereichs (einzeln / kapitelweise)
  • Auswahl: Top-Master-Prompt als Formatgrundlage

Ausgabe: Strukturierter Themenplan für institutsinterne Anweisungen

Modul 3: Erstellung der Arbeits- und Organisationsanweisungen

Ziel: Vollständige, prüfbare Ausformulierung gemäß § 6 GwG

Input:

  • Themenplan aus Modul 2
  • Rollenmodell / Zuständigkeiten
  • Institutsspezifische Merkmale

Verfahren:

  • Automatische Generierung auf Basis des Top-Master-Prompts
  • Formatierung im Word-Format (Deckblatt, Kap. 1–14, Revisionshistorie)
  • Integrierte Normenverweise, Maßnahmenpflichten, Kontrolllogik

Ausgabe: Version V0.1 der Arbeitsanweisung, prüffähig und anpassbar

Modul 4: Qualitätssicherung & Freigabe

Ziel: Sicherstellung der Prüfbarkeit und Wirksamkeit

Input:

  • Arbeitsanweisung V0.1
  • interne Qualitätskriterien / Prüf-Checklisten

Verfahren:

  • formale & inhaltliche Prüfung (z. B. durch GWB, Compliance, Revision)
  • Validierung gegen BaFin-AuA und IDW PS 980
  • Eintragung des Freigabevermerks mit Datum und Verantwortlichen

Ausgabe: Arbeitsanweisung Version V1.0 mit Freigabestatus

Modul 5: Veröffentlichung, Einweisung & Integration

Ziel: Revisionssichere Bereitstellung an alle relevanten Einheiten

Input:

  • freigegebene Arbeitsanweisung
  • adressatenbezogene Verteilungsliste
  • Schulungskonzept / Unterweisungspflicht

Verfahren:

  • Ablage im DMS / Compliance-System
  • dokumentierte Unterrichtung / Schulungsnachweis
  • Integration in Kontrollsysteme (z. B. KISM, IKS, AML-Plattform)

Ausgabe: Nachweis über Einweisung, Kenntnisnahme & Systemintegration

Modul 6: Aktualisierung und Versionierung

Ziel: Sicherstellung der kontinuierlichen Anpassung und Gültigkeit

Input:

  • Gesetzesänderungen, Organisationsveränderungen, Prüfungsergebnisse
  • neue Produkte / Vertriebswege / Risikofaktoren

Verfahren:

  • delta-basierter Abgleich alter / neuer Rechtslage
  • Trigger-Management mit Erinnerungsfunktion
  • Freigabeprozess für neue Version (z. B. V1.1 → V2.0)

Ausgabe: Versionshistorie, Änderungsprotokoll, aktuelle Arbeitsanweisung

Einsatzoptionen

  • Redaktionelle Umsetzung: Erstellung durch Fachbereiche auf Basis strukturierter Vorlage
  • KI-gestützt: Prompt-basierte Erstellung mit menschlicher Kontrolle
  • Systemintegriert: Automatische Generierung & Aktualisierung nach Trigger-Logik

Für wen ist der Workflow geeignet?

  • Geldwäschebeauftragte (GwBs)
  • Gruppengeldwäschebeauftragte

Gesetzliche Grundlagen und Standards

  • § 6 GwG (Abs. 1–8, Fassung 2025)
  • § 25h KWG
  • BaFin-Auslegungs- und Anwendungshinweise (Stand: Juli 2025)
  • Anlage 5 zu § 27 PrüfbV (Dokumentationspflichten)
  • IDW PS 980 / ISAE 3000 (Revised)
  • FATF / NRA / SNRA / EBA/GL/2021/02